プライバシーポリシー

株式会社ULオフィスサポート（以下、「ULオフィスサポート」という）は、個人情報の重要性を認識し、個人情報の厳重かつ適切な管理・利用を行うことが社会的責務であると考えています。
お客様をはじめ、ULオフィスサポートに関わりのあるすべての皆様にご安心いただけるよう、ULオフィスサポートは個人情報に関する法律を遵守するとともに、以下の「個人情報保護方針」を定め、これに従い、積極的・継続的に個人情報保護に全力で取り組んでまいります。

1. 個人情報の取扱いに際して、個人情報に関係する法令、社内規定、その他の規範を遵守します。
2. 個人情報の収集にあたっては利用目的を明らかにし、その目的の範囲内でのみ利用、提供します。
3. 個人情報は法令の規定に従い正確かつ最新の状態に保ち、ご本人からの開示、訂正、削除や利用・提供の拒否等の要請に適切に対応します。
4. 個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等に対し合理的な安全対策と必要な是正措置を講じます。
5. 個人情報保護のための社内体制を整備し、取組みを継続的に改善していきます。

代表取締役社長　小平　岳人

ULオフィスサポートは、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます）に基づき、以下の事項を公表いたします。

保有個人データ（※）の利用目的について　※個人情報保護法第2条（定義）による

1.採用応募者情報
従業員等の採用目的のためにのみ利用し、不採用となった方の個人情報は採用活動終了後、すみやかに廃棄いたします。しかしながら選　考期間が長期にわたる場合など、一部の応募者情報を保有個人データとして保有する場合があります。

2.退職者の個人情報
労働関係法規の規定に従うために必要とする範囲で利用しています。

3.取引先等の個人情報
業務連絡や円滑な対応のために利用します。また取引にかかわるULオフィスサポートの正当な利益を保全するために利用する場合があります。

4.会員様に関する個人情報
当社が運営するWebサイト内「ご注文（会員専用)」ページ（以下「当サイト」という）にて提供する当サイト上の注文システムによる商品購入、売買およびこれらに関するサービスのためにのみ利用しています。

5.当社にお問い合わせをされた方の個人情報
ご相談、ご質問の対応に利用しますが、お問い合わせの内容によっては保有個人データとして保有する場合があります。

書面等以外で直接個人情報を取得する場合の利用目的について

取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合以外は、書面等以外で直接個人情報を収集することはございません。なお、ULオフィスサポートにいただいたお電話については、適切な対応のため録音させていただく場合があります。

間接的に個人情報を取得する場合の利用目的について

1. 取引先等の個人情報については、業務連絡や円滑な対応、取引に関わるULオフィスサポートの正当な利益を保全するために、間接的に個人情報を収集する場合があります。
2. グループ企業・お取引先等から個人情報に関する業務処理を受託した場合は、受託業務遂行の目的で利用いたします。
3. ULオフィスサポートの採用を希望される方の個人情報については、従業員の採用の目的のために就職・転職サービスを行っている事業者から提供を受ける場合があります。

個人データ（※）を利用する場合について　※個人情報保護法第2条（定義）による

ULオフィスサポートは以下の場合について、個人データを利用することがあります。これ以外の場合については取得の際に明示いたします。

1.お問い合わせされた方の個人情報

（1）利用する個人データの項目：

ULオフィスサポートにご相談・お問い合わせいただいた際にお伺いした氏名・住所・その他の個人データ。

（2）利用目的：

お客様から寄せられたご相談、ご質問に円滑に対応するために利用いたします。

（3）開示等の求めおよび苦情の受付窓口：

ULオフィスサポートにて承ります。具体的には下記「個人情報のお問い合わせについて」ご参照ください。

2.お取引先等の個人情報

（1）利用する個人データの項目：

氏名・住所・電話番号・その他商取引に際して必要な個人データ。

（2）利用目的：

業務連絡や円滑な対応、取引にかかわる正当な利益を保全するために利用します。

（3）開示等の求めおよび苦情の受付窓口：

ULオフィスサポートにて承ります。具体的には下記「個人情報のお問い合わせについて」ご参照ください。

3.社員ならびに退職者の個人情報

（1）利用する個人データの項目：

氏名・住所・その他労務管理上必要な項目。

（2）利用目的：

社員ならびに退職者の人事労務管理を行うために利用します。

（3）開示等の求めおよび苦情の受付窓口：

ULオフィスサポートにて承ります。具体的には下記「個人情報のお問い合わせについて」をご参照ください。

個人情報のお問い合わせについて

1. 個人情報保護法第28条（開示）、第35条（個人情報取扱事業者による苦情処理）に基づく、個人情報についてのお問い合わせは本社管理部（代表電話03-6271-4915）にてうけたまわります。おそれいりますが、他の部署ではお受けすることはできません。
2. ULオフィスサポートが開示、利用目的の通知、内容の訂正、追加、削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、開示等とする）の義務を負う保有個人データおよび第三者提供の記録等の義務を負う保有個人データの開示は、個人情報保護法第32条（開示等の請求等に応じる手続）に基づき次の手順により対応させていただきます。

   （1）お客様に個人情報を特定するための情報のご提供をいただき、対象の個人情報が開示可能かを確認させていただきます。これは、社内の規程に従い適切にお客様の個人情報を廃棄するなど、個人情報の開示等が不可能な場合があるためです。

   （2）個人情報の特定により、対象となる個人情報を開示できる可能性があるときは、「開示等請求書」用紙を郵送いたします（但し、その後の調査の結果、個人情報を保有していないことが判明するなどにより開示等できないこともあります）。

   （3）「開示等請求書」に記入の上署名捺印し、お客様ご本人の「住民票の写し」（抄本、請求日前30日以内に交付されたもの）または「運転免許証」のコピーならびに郵送での対応をご希望される場合には配達証明郵送料相当の切手（839円分）を同封の上書留郵便にてご返送ください。返送先は次の通りです。
   〒135-0042　東京都江東区木場1-5-25
   株式会社ULオフィスサポート　本社管理部

   （4）本人以外からの請求は、法定代理人またはご本人が委任した代理人からの開示請求のみうけたまわります。その場合は、ご本人の「住民票の写し」または「運転免許証」のコピーならびに郵送での対応をご希望される場合には配達証明郵送料相当の切手のほかに、代理人であることの証明のために次の文書をお送りください。

   1. 法定代理人の場合は、代理人の「住民票の写し」（請求日前30日以内に交付されたもの）および「法定代理人であることを証明する書類」
   2. 本人が委任した代理人の場合は、代理人の「住民票の写し」（請求日前30日以内に交付されたもの）および「印鑑証明を添付した委任状」

   （5）「開示等請求書」、ご本人の「住民票の写し」または「運転免許証」のコピー、郵送での対応をご希望される場合には配達証明郵送料相当の切手をお送りいただいたのちに、保有個人データの電話番号に対するコールバック等の適切な方法により本人確認をさせていただきます。弊社保有の個人情報とご請求いただいたお客様が同一であるとの本人確認ができたときに限り、「開示等請求書」においてご希望された方法により個人情報を開示いたします。（ご本人の確認ができなかったときは、開示できない旨を同様の方法により回答いたします）

   （6）調査の結果、個人情報を保有していないことが判明して開示できない場合は、その旨を「開示等請求書」においてご希望された方法により回答いたします。

   （7）開示請求をいただいた場合であっても、法律の除外規定（個人情報保護法第28条第2項1号～3号）にあたる場合は、開示いたしません。その場合はその旨を「開示等請求書」においてご希望された方法により回答いたします。

   1. 個人情報保護法第27条第2項1号～2号
   2. 個人情報保護法第28条第2項1号～3号
   3. 個人情報保護法第30条第2項、4項

   （8）本人確認のためにお送りいただいた「住民票の写し」、「運転免許証」のコピーなどの書類は本人確認にのみ使用します。

   ■法定代理人とは
   法務省>トップページ > 情報公開・公文書管理・個人情報保護 > 個人情報保護 > 開示請求等において必要となる本人等確認書類

   http://www.moj.go.jp/hisho/bunsho/disclose_disclose05-02.html

個人データの安全な管理について

ULオフィスサポートでは、取扱う個人データ（特定個人情報を含みます。）の漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のため、以下の安全管理措置を講じています。

1.個人データの取扱いに係る規程類の整備
関係法令・ガイドライン等を遵守するとともに、個人データの適正な取扱いを確保するための具体的ルールとして、個人情報保護に関する規程類を定め、定期的に見直しを行っています。

2.組織的安全管理措置
個人情報保護に関する役割と責任を担う管理責任者を配置するとともに、情報保護委員会を設置し、個人情報保護を推進していく体制を整備しています。また、個人データの取扱状況について、定期的に自己点検と監査を実施しています。

3.人的安全管理措置
従業員に対し、個人データの取扱いを含む個人情報保護に関する教育を定期的に行っています。

4.物理的安全管理措置
個人データを取扱うパソコン等の機器を外部に持ち出す場合のルールや手続きを定めるとともに、個人データの盗難や紛失、誤送信による漏洩を防止するための暗号化措置を講じています。

5.技術的安全管理措置
個人データにアクセスする際の権限を設定し、取扱う範囲を限定しています。また、個人データを取扱うパソコン等は、定期的に最新のセキュリティソフトに更新する等、不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、必要に応じ見直しを行っています。

以上

株式会社ULオフィスサポート
制定日：2019年10月1日
改訂日：2022年 4月1日
改訂日：2024年2月28日
改訂日：2024年10月1日

株式会社ULオフィスサポート(以下 、「ULオフィスサポート」といいます）は、個人情報保護の重要性を認識し、その適切な管理を行なうことが重要な社会的責務であると考えています。ULオフィスサポートは個人情報に関する法律を遵守するとともに、「個人情報保護方針」を定め、以下のプライバシーポリシーに従って、お客様が安心してULオフィスサポートのWebサイト（以下、「このWebサイト」といいます）をご利用になれるよう、Webサイトを運営・管理します。このWebサイトをご利用の際は、これらの内容をご理解の上ご利用ください。

このような場合に個人情報をお伺いします

このWebサイトは、ULオフィスサポートによりお客様へのサービスの一環として運営されています。次のような場合に必要な範囲でお客様の個人情報をお伺いすることがあります。

• キャンペーンへのご応募・ご参加
• お問い合わせ
• 会員制サービスへのご登録
• 商品、その他サービスのご購入・ご注文
• その他、個人情報をご提供いただくことで、お客様のニーズにより合ったサービスを提供できる場合など

このような場合でも、個人情報をULオフィスサポートにご提供いただくかどうかはお客様ご自身が判断できます。ULオフィスサポートは個人情報のご提供を強要しません。このWebサイトでは個人情報をご提供いただかなくてもほとんどのサービスをご利用になれますが、個人情報をご提供いただいたお客様だけがご利用になれるサービスもあります。お客様が個人情報のご提供を希望されない場合は、これらのサービスをご利用になれないことがあります。

お伺いするのはこのような個人情報です

お伺いする個人情報は、このWebサイトの各サービスをご提供するのに必要な項目で、例えば次のようなものになります。

• 氏名
• e-mailアドレス
• 電話番号
• 住所、郵便番号
• 職業
• その他、サービス提供に不可欠な事項

このような目的に個人情報を利用します

お客様に個人情報をご提供いただく場合は、あらかじめその利用目的をこのWebサイトに明示し、その利用目的の範囲に限定して利用します。
あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて利用する必要が生じた場合は、利用する前にお客様にその利用目的を連絡します。新たな利用目的にご同意いただけない場合は、お客様ご自身の判断でその利用を拒否できます。（ただし、サービスの提供に個人情報の利用が不可欠な場合には、そのサービスを提供できないことがあります。）
お客様からご提供いただいた個人情報は、おもに次のような目的のために利用します。利用を停止したい場合は、いつでも本社管理部にその旨を要求できます。

• キャンペーンへのご応募・ご参加による当選品をお届けするため
• お問い合わせに対するお返事をお届けするため
• ご購入・ご注文された商品、サービスをお届けするため
• 会員制サービスへの登録者であるかを確認するため
• マーケティングや商品開発などのため統計的データとして利用するため
• 申し込まれた商品、サービスを提供する上で欠かせない確認やご連絡のため
• 何らかの必要に応じてお客様と連絡を取るため
• お客様ごとにページをカスタマイズしたり、ご応募・お申し込みなどの際の入力を省略できるようにするなど、サービスの質を向上させ、お客様の便宜を図るため

個人情報は第三者へ提供しません

• お客様からご提供いただいた個人情報は、次の場合を除いて第三者へは開示しません。
• お客様の同意がある場合
• キャンペーンへの応募、商品のご注文や有料サービスのご利用などで業務を代理店、運送業者、決済業者などに委託する場合
• お問い合わせの内容により、Webページに記載するULオフィスサポート関係会社から回答させていただくことが適切と判断される場合
• 法令などにより、個人情報の提供を求められた場合

個人情報は適切に管理します

お客様からご提供いただいた個人情報は、適切かつ慎重に管理し、その漏洩、紛失、誤用、改ざん、不正アクセスなどの危険防止のため、合理的な保護措置を講じます。また、ULオフィスサポートは、お客様の個人情報の取り扱いを外部業者に委託することがあります。その際、当該委託先に対して適切な管理のための指示・監督を行います。

個人情報のお問い合わせについて

会員制サービスご登録内容以外のお問い合わせについては、「個人情報保護について」をご覧ください。
会員制サービスご登録のお客様がこのWebサイト上でID（e-mailアドレス）とご自身で設定したパスワードを入力すれば、ご自身の個人情報を閲覧・訂正・削除できる仕組みを提供します。
なお、会員制サービスご登録者以外の個人情報（キャンペーン応募者の情報など）は、募集終了時点より6ヶ月を経過した時点で削除いたします。

クッキー（Cookie）について

当Webサイトでは、クッキー（Cookie）を使用しております。 クッキー（Cookie）とは、Webサイトから送信されお客様のブラウザーを識別するための符号であり、これによりお客様のコンピューターからのWebサイト閲覧情報等のデータをクッキー（Cookie）発行者のサーバーに記録することが可能となるものです。なお、クッキー（Cookie）自体にお客様のお名前、ご住所、電話番号、電子メールアドレスなどの個人情報は含まれません。 お客様ご自身で、ブラウザー設定を操作することで、クッキー（Cookie）の受け取りを拒否することや削除をすることが可能ですが、その場合、会員サイト等の一部の機能をご利用いただけませんのでご了承ください。

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グーグル株式会社

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このような場合にはご注意ください

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お問い合わせ先

• このWEBサイトにおけるお客様の個人情報についてのお問い合わせは、本社管理部（代表電話03-6271-4915）にて受付けます。
• ULオフィスサポートはこのプライバシーポリシーを適宜見直し、改定（更新）します。改定したプライバシーポリシーは、このWebサイトに掲載します。

以上
制定日：2019年10月1日
改訂日：2024年10月1日